Familiedag
Globale omschrijving
Opdrachtgever
De opdrachtgever binnen deze opdracht was S. Bukkems. Voor de familie Bukkems moest er een leuke en ludieke dag georganiseerd worden, waarbij iedereen aanwezig kon zijn. Omdat ik Vrijetijdsmanagement studeer, hebben ze mij benaderd om ze te helpen met het organiseren van deze dag.
Functie
Het was mijn functie om voor deze familiedag een uitgebreid draaiboek in elkaar te zetten zodat de organisatoren van de familie precies wist wat er deze dag zou gaan gebeuren. Ook was het mijn verantwoordelijkheid dat er goede uitnodiging kwam die naar alle familieleden gestuurd kon worden. En moest er een reflectieverslag geschreven worden ten aanzien van de werkzaamheden die zowel ik als de organisatoren hebben verricht.
Verloop van de opdracht
Deze opdracht is heel erg goed verlopen. Al het werk dat er op papier moest komen is ruim op tijd afgekomen. De opdrachtgever heeft me gecomplimenteerd met het werk dat ik aan hem gegeven heb. Hij vond dat me goed heb ingezet voor deze familiedag en zou me in een volgende keer zeker nog benaderen.
Competenties
Voor de organisatie van de familiedag wil ik de volgende competenties inzetten:
• Schriftelijke communicatie, Niveau 3
De opdrachtgever binnen deze opdracht was S. Bukkems. Voor de familie Bukkems moest er een leuke en ludieke dag georganiseerd worden, waarbij iedereen aanwezig kon zijn. Omdat ik Vrijetijdsmanagement studeer, hebben ze mij benaderd om ze te helpen met het organiseren van deze dag.
Functie
Het was mijn functie om voor deze familiedag een uitgebreid draaiboek in elkaar te zetten zodat de organisatoren van de familie precies wist wat er deze dag zou gaan gebeuren. Ook was het mijn verantwoordelijkheid dat er goede uitnodiging kwam die naar alle familieleden gestuurd kon worden. En moest er een reflectieverslag geschreven worden ten aanzien van de werkzaamheden die zowel ik als de organisatoren hebben verricht.
Verloop van de opdracht
Deze opdracht is heel erg goed verlopen. Al het werk dat er op papier moest komen is ruim op tijd afgekomen. De opdrachtgever heeft me gecomplimenteerd met het werk dat ik aan hem gegeven heb. Hij vond dat me goed heb ingezet voor deze familiedag en zou me in een volgende keer zeker nog benaderen.
Competenties
Voor de organisatie van de familiedag wil ik de volgende competenties inzetten:
• Schriftelijke communicatie, Niveau 3
Competentie schriftelijke communicatie , Niveau 3
Situatie
Tijdens de organisatie van de familiedag zijn er veel elementen die moesten worden vastgelegd op papier. Zo moest er een mooie en opvallende uitnodiging worden gemaakt waardoor iedereen goed wist waar, wanneer en hoe laat de familiedag zou zijn. Op deze uitnodiging moest natuurlijk een wervende tekst staan. Ook moest er voor deze dag een goed draaiboek en een reflectieverslag geschreven worden.
Taken
Mijn taak binnen deze situatie was om voor een familiedag een uitnodiging te ontwerpen via het AIDA model. Deze heb ik ontworpen om ervoor te zorgen dat familieleden van de betreffende familie overgehaald konden worden om deel te nemen aan deze gezellige dag. Ook moest er een goed gestructureerd draaiboek (procesverslag) komen zodat de organisatoren van de familiedag precies wisten wat er die dag ging gebeuren. Om feedback te geven op de organisatoren wat betreft de organisatie van de fieldtrip heb ik na de voorbereidingen een reflectieverslag geschreven met alle punten die ik positief vond en alle punten die ik wat minder goed vond. Hierdoor kunnen de volgende organisatoren die de familiedag zouden gaan organiseren hier rekening mee houden.
Actie
Het eerste wat ik gedaan heb binnen deze situatie is het schrijven van een wervende tekst voor de uitnodiging die de familieleden zouden ontvangen. Dit moest als eerste gebeuren omdat het belangrijk was dat deze mensen tijdig afwisten van de familiedag. Na het ontwerpen van de uitnodiging ben begonnen met het schrijven van een draaiboek. Dit zodat alle organisatoren wisten waar die aan toe zijn en wat er ging gebeuren. Het belangrijkste wat we in het draaiboek verwerkt hebben zijn de gegevens van de locatie, gegevens van alle organisatoren en de gegevens van de gezinshoofden zodat als er iemand miste er altijd iemand gebeld kon worden. Ook hebben we de dagplanning in het draaiboek verwerkt. Zo was het duidelijk wat en waar de desbetreffende personen op welk moment waren. Ook hebben we de route naar de locatie in het draaiboek verwerkt. Zo kon iedereen altijd de weg terug vinden naar de locatie. Nadat de grote lijnen van organisatie zijn geweest hebben de opdrachtgevers mij gevraagd om een reflectieverslag te schrijven. Dit zodat ik feedback kon geven op de genomen beslissingen.
Resultaat
Door het maken van de uitnodigingen heb ik veel interesse weten op te wekken. Ik heb vele mailtjes ontvangen van de desbetreffende familie om te vragen wat er precies ging gebeuren op deze dag. Omdat dit nog een groot geheim was mocht ik dit niet laten weten en heb ik ze enkele tips gegeven. Ook het draaiboek wat ik in elkaar heb moeten zetten is een groot succes geworden. De opdrachtgevers waarvoor ik het heb gemaakt hebben het goedgekeurd en hebben gezegd dat ze er zeker gebruik van gaan maken.
Terugkoppeling
Binnen deze opdracht ben ik erachter gekomen dat schriftelijke communicatie van groot belang is. Deze opdracht heeft er dan ook voor gezorgd dat ik me hier erg in heb kunnen ontwikkelen. Dit door alle documenten die we in elkaar hebben gezet voor de opdrachtgevers. In een volgende situatie zou ik het op dezelfde manier aanpakken. Ik zou alleen wel nog een extra spelling check doen voordat ik het document opstuur naar de opdrachtgevers.
Tijdens de organisatie van de familiedag zijn er veel elementen die moesten worden vastgelegd op papier. Zo moest er een mooie en opvallende uitnodiging worden gemaakt waardoor iedereen goed wist waar, wanneer en hoe laat de familiedag zou zijn. Op deze uitnodiging moest natuurlijk een wervende tekst staan. Ook moest er voor deze dag een goed draaiboek en een reflectieverslag geschreven worden.
Taken
Mijn taak binnen deze situatie was om voor een familiedag een uitnodiging te ontwerpen via het AIDA model. Deze heb ik ontworpen om ervoor te zorgen dat familieleden van de betreffende familie overgehaald konden worden om deel te nemen aan deze gezellige dag. Ook moest er een goed gestructureerd draaiboek (procesverslag) komen zodat de organisatoren van de familiedag precies wisten wat er die dag ging gebeuren. Om feedback te geven op de organisatoren wat betreft de organisatie van de fieldtrip heb ik na de voorbereidingen een reflectieverslag geschreven met alle punten die ik positief vond en alle punten die ik wat minder goed vond. Hierdoor kunnen de volgende organisatoren die de familiedag zouden gaan organiseren hier rekening mee houden.
Actie
Het eerste wat ik gedaan heb binnen deze situatie is het schrijven van een wervende tekst voor de uitnodiging die de familieleden zouden ontvangen. Dit moest als eerste gebeuren omdat het belangrijk was dat deze mensen tijdig afwisten van de familiedag. Na het ontwerpen van de uitnodiging ben begonnen met het schrijven van een draaiboek. Dit zodat alle organisatoren wisten waar die aan toe zijn en wat er ging gebeuren. Het belangrijkste wat we in het draaiboek verwerkt hebben zijn de gegevens van de locatie, gegevens van alle organisatoren en de gegevens van de gezinshoofden zodat als er iemand miste er altijd iemand gebeld kon worden. Ook hebben we de dagplanning in het draaiboek verwerkt. Zo was het duidelijk wat en waar de desbetreffende personen op welk moment waren. Ook hebben we de route naar de locatie in het draaiboek verwerkt. Zo kon iedereen altijd de weg terug vinden naar de locatie. Nadat de grote lijnen van organisatie zijn geweest hebben de opdrachtgevers mij gevraagd om een reflectieverslag te schrijven. Dit zodat ik feedback kon geven op de genomen beslissingen.
Resultaat
Door het maken van de uitnodigingen heb ik veel interesse weten op te wekken. Ik heb vele mailtjes ontvangen van de desbetreffende familie om te vragen wat er precies ging gebeuren op deze dag. Omdat dit nog een groot geheim was mocht ik dit niet laten weten en heb ik ze enkele tips gegeven. Ook het draaiboek wat ik in elkaar heb moeten zetten is een groot succes geworden. De opdrachtgevers waarvoor ik het heb gemaakt hebben het goedgekeurd en hebben gezegd dat ze er zeker gebruik van gaan maken.
Terugkoppeling
Binnen deze opdracht ben ik erachter gekomen dat schriftelijke communicatie van groot belang is. Deze opdracht heeft er dan ook voor gezorgd dat ik me hier erg in heb kunnen ontwikkelen. Dit door alle documenten die we in elkaar hebben gezet voor de opdrachtgevers. In een volgende situatie zou ik het op dezelfde manier aanpakken. Ik zou alleen wel nog een extra spelling check doen voordat ik het document opstuur naar de opdrachtgevers.